Depuis 2013, MEDFAR a fait une percée fulgurante en tant que fournisseur de dossiers médicaux électroniques au Québec. Les déploiements au sein d’établissements publics ont grandement contribué au développement et à la croissance accélérés de l’entreprise. Parmi ces déploiements, ceux effectués dans le cadre de l’appel d’offres de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont et du CLSC Mercier-Est–Anjou font partie de nos plus belles réussites.
Les deux établissements concernés avaient des tailles, des compositions et des missions très distinctes. Ainsi, afin de bien prendre en charge les besoins particuliers des deux établissements, MEDFAR a affecté un chargé de projet à chacun d’eux. Nos chargés de projet ont pu compter sur l’expertise et l’implication des chargés de projet nommés au sein des deux établissements, Karine Roy et Zakia Attab. L’étroite collaboration entre ces dernières et l’équipe de MEDFAR a fortement contribué à la cohésion d’équipe et à l’adhésion du personnel au projet.
Quatre mois après le déploiement, notre équipe est retournée recueillir l’appréciation de leur expérience. De prime abord, la situation pré-déploiement était favorable à l’arrivée de notre équipe. Le déploiement de MYLE allait prendre en charge la centralisation de l’information qui était devenue très lourde, voire dysfonctionnelle :
« C’est inconcevable de penser que nous fonctionnions à deux et à trois dossiers (le dossier central de l’hôpital, le dossier temporaire à l’UMF et le DSQ). Souvent nous n’avions même pas accès au dossier du patient dans les délais requis. », nous expliquait Dre Turcot.
Quoi qu’il en soit, en vue du changement qui allait s’amorcer, les échéanciers très serrés, les enjeux légaux liés au contexte des établissements publics et la gestion du stress de leur personnel restaient des inquiétudes partagées par Madame Roy et Madame Attab. L’équipe de MEDFAR a rapidement répondu à ces appréhensions en déployant les ressources nécessaires sur place et en outillant les chargés de projet pour la gestion de ces craintes.
Finalement, il s’avère que le plus grand défi aura été la retranscription des sommaires médicaux. Dans le traitement des dossiers papier vers des dossiers électroniques, les deux établissements n’ont pas eu la chance de bénéficier d’un transfert de données. Plusieurs formations et journées d’accompagnement ont encouragé les intervenants à mettre la main à la pâte pour des résultats des plus concluants :
« La transition de deux ou trois mois suivant le début de l’implantation est la plus difficile, mais ça s’estompe rapidement et ça devient beaucoup plus facile et plaisant à travailler. », nous confirmait Dre Turcot.
Avec du recul, Madame Roy et Madame Attab nous expliquaient être encore surprises de constater la rapidité avec laquelle le personnel, autant administratif que médical, avait assimilé le logiciel et adopté les nouvelles procédures. Elles ont d’ailleurs applaudi tout le travail de formation, de révision de processus et d’accompagnement sur place effectué par l’équipe de MEDFAR pour la préparation à l’utilisation de MYLE.
« Sabrina a fait preuve d’une grande patience et de beaucoup de pédagogie avec les utilisateurs afin de maximiser l’utilisation de MYLE. » — Dr Prévost
« Simon a fait preuve de beaucoup d’organisation et est un grand communicateur. » — Dre Turcot
L’impact de l’informatisation sur les cliniques se fait sentir chaque jour. À cet effet, Madame Roy expliquait que ce qu’elle aime le moins de cette nouvelle manière de travailler est, qu’en raison des outils de communication, les discussions de vive voix sont moins fréquentes, ce qui individualise quelque peu les tâches de chacun. En contrepartie, MYLE a rapidement permis de faciliter le quotidien des deux équipes grâce à ses outils efficaces de communication et de suivi de la clientèle vulnérable, à la structure conviviale des dossiers médicaux et à la réalisation partiellement automatisée des requêtes. Le plus grand bénéfice reste l’accessibilité à sa session MYLE de partout en tout temps :
« Il est maintenant possible de rattraper son retard un samedi matin avec un bon café », nous disait en rigolant Dr Prévost.
Si le projet était à refaire, un échéancier différent serait proposé aux cliniques afin de réserver des journées d’accompagnement dédiées à des séances de perfectionnement post-implantation. Les chargées de projet avouent qu’il reste encore du travail à faire surtout en ce qui a trait à la définition et à l’optimisation des processus puisqu’il s’agit d’un travail de longue haleine impliquant la participation de tout le personnel. Madame Roy nous a également confié qu’elle souhaiterait que l’équipe de MEDFAR améliore les suivis concernant le développement continu de l’application. Pour répondre à ce besoin et faciliter ce type de communications, la nouvelle version de MYLE permet aux utilisateurs de signifier à tout moment une suggestion à partir de l’icône qui s’affiche dans la majorité des modules. Un suivi est ensuite effectué dans les meilleurs délais.
Pour terminer, MEDFAR souhaite souligner le travail exemplaire de Madame Karine Roy et de Madame Zakia Attab qui, avec leadership, ont su instaurer un climat propice à l’intégration de MYLE et au travail de notre équipe. C’est en majeure partie grâce à vous et à la réceptivité de vos équipes que les déploiements pour l’appel d’offres de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont et du CLSC Mercier-Est–Anjou font maintenant partie de nos histoires à succès !
