Desde 2013, MEDFAR ha tenido una penetración fulgurante como proveedor de expedientes médicos electrónicos en Quebec. Su despliegue en establecimientos públicos han contribuido enormemente al desarrollo y al crecimiento acelerado de la empresa. De estos despliegues, el realizado en el marco de la licitación del Hospital Maisonneuve-Rosemont y del CLSC Mercier-Est-Anjou son uno de nuestros mejores casos de éxito.
Ambos establecimientos cuentan con tamaños, composiciones y misiones muy distintos. Así, con el fin de enfocarse en las necesidades particulares de cada establecimiento, MEDFAR asignó un líder de proyecto a cada uno. Nuestros líderes de proyecto contaron con la experiencia y participación de los líderes de proyecto nombrados internamente por ambos establecimientos: Karine Roy y Zakia Attab. La estrecha colaboración entre estos últimos y el equipo de MEDFAR contribuyó en gran medida a la cohesión del equipo y a la adhesión del personal al proyecto.
Cuatro meses después de la implementación, nuestro equipo volvió a los establecimientos para recopilar sus experiencias. Para empezar, la situación previa a la implementación era favorable a la llegada de nuestro equipo. El despliegue de MYLE iba a enfocarse en la centralización de la información que se había vuelto muy pesada, incluso disfuncional :
« Es inconcebible pensar que funcionamos con 2 o incluso 3 expedientes diferentes (el expediente central del hospital, el temporal de la UMF y el DSQ). Frecuentemente ni siquiera teníamos acceso al expediente del paciente en el tiempo requerido. », explica Dre Turcot.
En cualquier caso, en vista del cambio que se aproximaba, los tiempos apretados, los temas legales al tratarse de establecimientos públicos y el estrés del personal eran algunas de las preocupaciones que tenían tanto Roy como Attab. El equipo de MEDFAR respondió rápidamente a estas preocupaciones desplegando los recursos necesarios en campo y empleando a sus líderes de proyecto para la gestión de dichos temas. Finalmente, el más grande desafío fue la retranscripción de los resúmenes médicos. Durante la migración de expediente en papel a expedientes electrónico, los establecimientos no tuvieron la suerte de beneficiarse de una transferencia de datos. Varias capacitaciones y días de acompañamiento alentaron a los participantes a poner manos a la obra para obtener resultados concluyentes:
« La transición que sigue a los primeros dos o tres meses después de la implantación es la más difícil, pero se supera rápidamente y se vuelvemuchos más sencillo y placentero para para trabajar. », confirma Dre Turcot.
En retrospectiva, Roy y Attab explican estar aún muy sorprendidas de la rapidez con la que el personal, tanto administrativo como médico, asimilaron el software y se adaptaron a los nuevos procesos. Alabaron todo el trabajo de capacitación, de revisión de los procesos y acompañamiento en sitio realizado por el equipo de MEDFAR para la preparación en la utilización de MYLE.
« Sabrina mostró mucha paciencia y capacidad pedagógica con los usuarios con el fin de maximizar la utilización de MYLE. » – Dr Prévost
« Simón mostró tener mucha organización y una muy buena capacidad de comunicación. » – Dre Turcot
El impacto de la informatización de las clínicas se siente todos los días. Sobre esto, Roy explica que lo que menos le gusta de esta nueva manera de trabajar es que, al utilizar las herramientas de comunicación de MYLE, las pláticas frente a frente son menos frecuentes, lo que individualiza un poco las tareas de cada quien. Por otro lado, MYLE permitió facilitar las tareas diarias de ambos equipos gracias a estas herramientas de comunicación y de seguimiento del paciente vulnerable, la estructura de los expedientes médicos y la realización parcialmente automatizada de las solicitudes. El más grande beneficio sigue siendo la accesibilidad de MYLE desde cualquier lugar y momento.
« Ahora es posible ponerse al corriente con el trabajo atrasado un sábado por la mañana tomando un buen café », nos dice riendo el Dr. Prévost.
Si el proyecto se volviera a hacer, se propondría una calendarización distinta a estas clínicas con el fin de reservar algunos días de acompañamiento dedicados a sesiones de perfeccionamiento post-implantación. Los líderes del proyecto confiesan que todavía queda trabajo por hacer sobre todo en lo concerniente a la definición y optimización de los procesos puesto que se trata de largo alcance que implica la participación de todo el personal. Roy nos comentó también que le gustaría que el equipo de MEDFAR mejore el seguimiento sobre el desarrollo continuo de la aplicación. Para facilitar este tipo de comunicación, la nueva versión de MYLE permite a los usuarios sugerir en todo momento una sugerencia con el ícono de cara sonriente que se muestra en la mayoría de los módulos. Se realiza entonces un seguimiento muy detallado.
Para terminar, MEDFAR desea enfatizar el trabajo de ejemplar de Karine Roy y Zakia Attab quienes, con su liderazgo, supieron asegurar un clima propicio a la integración de MYLE y al trabajo de nuestro equipo. Es en gran parte gracias a ustedes y a la receptividad de sus equipos que la licitación del Hospital Maisonneuve-Rosemont y del CLSC Mercier-Est-Anjou son parte de nuestras historias de éxito.
