La protection des renseignements personnels est de la plus haute importance, c’est pourquoi MEDFAR s’engage à maintenir l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément à la législation en vigueur. La présente politique de confidentialité de MEDFAR (« politique ») est destinée à aider nos clients, fournisseurs de services et autres personnes (« vous ») à comprendre les pratiques de MEDFAR en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.

MEDFAR

MEDFAR permet de gérer les soins de manière intuitive et interconnectée grâce à sa plateforme en ligne rapide, fiable et sécurisée, MYLE. Ses solutions allègent les processus cliniques et permettent à 15 000 professionnels de la santé de fournir quotidiennement de meilleurs soins lors de plus de 20 millions de rendez-vous patients en Amérique du Nord. MEDFAR s’engage à transformer la qualité des soins à l’échelle mondiale et prévoit soutenir 5 millions de professionnels de la santé à fournir de meilleurs soins à 500 millions de patients sur 5 continents d’ici 2030.

Consentement

En soumettant des renseignements personnels à MEDFAR ou en utilisant le site Web ou l’un de nos DMÉs ou Portail Patient, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions ces renseignements personnels de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité et dans la mesure où la loi le permet ou l’exige. Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins identifiées en tout temps en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services ou informations qui pourraient vous être utiles. Si vous fournissez à MEDFAR des renseignements personnels concernant une autre personne, vous garantissez que vous avez toute l’autorité requise ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de cette personne pour nous permettre de collecter, d’utiliser et de divulguer ces renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité.

Que sont les renseignements personnels et les renseignements de santé

Dans la présente politique, les « renseignements personnels » désignent les informations concernant une personne identifiable ou permettant de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas ce qui est considéré comme des coordonnées professionnelles (nom, titre, adresse professionnelle, numéro de téléphone, numéro de fax ou courriel). Les « renseignements sur la santé » sont un type de « renseignements personnels » et sont définis comme toute information permettant d’identifier une personne et se rapportant à sa santé, y compris, mais sans s’y limiter, les informations relatives au diagnostic, au traitement et aux soins.

Quels sont les renseignements personnels que MEDFAR recueille à votre sujet ?

Lorsque vous utilisez notre site web, que vous communiquez avec nous, que vous vous abonnez à nos services, que vous utilisez nos solutions de DMÉ ou nos portails patients, nous recueillons un certain nombre de renseignements personnels que vous nous fournissez. Cela inclut :

Solutions DMÉ (Plexia et MYLE) Utilisateurs : 

  • Prénom et nom de l’administrateur
  • Coordonnées de l’administrateur
  • Configuration du système spécifique à la clinique

Portail des patients (Plexia et MYLE) Utilisateurs : 

  • Prénom et nom 
  • Date de naissance
  • Sexe à la naissance
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone
  • Numéro de la carte d’assurance maladie provinciale

Utilisateurs du site web et Chatbot du site web :  

  • Prénom et nom de famille 
  • Adresse électronique, numéro de téléphone
  • Toute information incluse dans le contenu du message 
  • Si vous êtes un professionnel de la santé ou un patient
  • Détails de l’utilisation du site web et autres informations techniques, telles que les détails des visites sur nos sites web ou les informations collectées par le biais de cookies (voir notre Politique en matière de cookies pour plus d’informations). 
  • Les informations relatives au recrutement, telles que votre curriculum vitae, votre formation et vos antécédents professionnels, les détails de vos affiliations professionnelles et d’autres informations pertinentes pour un recrutement potentiel (voir notre Politique de confidentialité en matière d’acquisition de talents – FR pour plus d’informations).

MYLE Santé

  • Date de naissance
  • Sélection de médicaments
  • Confirmation ou infirmation que les allergies, intolérances et effets indésirables affichés sont à jour.
  • Consentement à la transmission d’une copie de votre sommaire médical à votre pharmacie de choix

Nous ne recueillons pas volontairement de renseignements auprès de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels auprès d’un enfant mineur sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations de nos serveurs.

Comment MEDFAR recueille-t-il vos renseignements personnels ?

Nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet par le biais de diverses interactions que vous avez avec nous, notamment :

  • Interactions sur le site web : Lorsque vous effectuez certaines actions sur le site web, notamment lorsque vous contactez MEDFAR directement pour vous renseigner sur des solutions ou des services, lorsque vous vous inscrivez à des bulletins d’information, à des événements ou à des abonnements, nous recueillons votre prénom, votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre province de résidence et le contenu de votre message.
  • Soutient à la clientèle : Lorsque vous contactez le soutient à la clientèle pour signaler un problème ou poser une question, nous recueillons votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et toute autre information que vous choisissez de fournir. 
  • Utilisateurs de solutions DMÉ (Plexia et MYLE) : Lorsqu’un établissement de santé s’abonne à notre logiciel de DMÉ, nous recueillons le nom et le prénom de l’administrateur, son adresse électronique et la configuration du système propre à la clinique.
  • Portails patients : Lorsque vous créez un compte de portail patient (Plexia et MYLE), nous recueillons les renseignements personnels nécessaires. 
  • MYLE Santé: Lorsque vous soumettez le formulaire web reçu par SMS.
  • Recrutement : Nous utilisons Smartrecruiters pour gérer les candidatures. Lorsque vous postulez à un poste, vous fournissez des renseignements personnels directement à Smartrecruiters, notamment votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre curriculum vitae. Nous utilisons ces informations pour évaluer l’admissibilité et l’adéquation des candidats (voir notre Politique de confidentialité en matière d’acquisition de talents – FR pour plus d’informations). 
  • Médias sociaux : Lorsque vous interagissez avec nous sur les plateformes de médias sociaux (par exemple, LinkedIn, Facebook, X), nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez, tels que votre nom d’utilisateur.

Comment MEDFAR utilise-t-il vos renseignements personnels ?

Nous recueillons des informations personnelles afin de fournir des services personnalisés de haute qualité, de nous conformer à nos obligations légales et d’améliorer continuellement nos services. Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons aux fins suivantes :

Prestation et amélioration des services :

  • Permettre aux clients d’acheter un service ou de s’y abonner.
  • Fournir le service demandé.
  • Fournir tout autre service complémentaire associé au service demandé.
  • Fournir une assistance à la clientèle.
  • Comprendre les besoins des clients.
  • Contrôler la qualité du service à la clientèle et prévenir les erreurs.
  • Pour personnaliser le soutien à la clientèle, répondre à vos préoccupations et améliorer nos offres de services. 
  • Configurer et gérer les environnements des solutions DME (Plexia et MYLE) pour les organisations de soins de santé.
  • Pour gérer et fournir un accès aux comptes du portail des patients (Plexia et MYLE).
  • Pour confirmer votre identité (MYLE Santé)
  • Permettre à la pharmacie de votre choix de délivrer votre ordonnance (MYLE Santé)
  • Analyser les détails de l’utilisation du site web et d’autres informations techniques afin d’améliorer la fonctionnalité du site web et l’expérience de l’utilisateur.

Pour personnaliser le soutien à la clientèle, répondre à vos préoccupations et améliorer nos offres de services. 

  • Configurer et gérer les environnements des solutions DMÉ (Plexia et MYLE) pour les organisations de soins de santé.
  • Pour gérer et fournir un accès aux comptes du portail des patients (Plexia et MYLE).
  • Analyser les détails de l’utilisation du site web et d’autres informations techniques afin d’améliorer la fonctionnalité du site web et l’expérience de l’utilisateur.

Communication :

  • Pour répondre à vos demandes d’accès à l’information.
  • Pour vous informer sur les produits, les services, les événements et les mises à jour.
  • Pour communiquer avec vous et gérer les relations commerciales.
  • Pour répondre aux demandes de renseignements formulées par l’intermédiaire de nos sites de médias sociaux (par exemple LinkedIn, Facebook, X).

Respect de la législation et de la réglementation :

  • Pour répondre aux exigences des lois applicables.
  • Pour remplir nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
  • Pour prévenir la fraude

Recrutement :

À des fins de recrutement, pour nous permettre de traiter les demandes d’emploi et d’évaluer l’adéquation d’un candidat au poste pour lequel il postule.

Renseignements personnels collectés par les prestataires de soins de santé utilisant nos DMÉ (Plexia et MYLE)

MEDFAR fournit des systèmes de dossiers médicaux électroniques qui permettent aux prestataires de soins de santé de collecter, d’utiliser, de traiter, de stocker et de communiquer les renseignements personnels des patients. Nous avons décrit ci-dessous les types de renseignements personnels recueillis auprès des prestataires de soins de santé (y compris les médecins, les infirmières et leur personnel administratif).

  • Les renseignements personnels, y compris le nom et le prénom
  • les coordonnées, notamment l’adresse physique, l’adresse électronique et le numéro de téléphone
  • Informations démographiques, y compris les langues parlées, la date de naissance, l’identité sexuelle et les personnes à charge.
  • Numéro d’assurance maladie provincial
  • Renseignements personnels sur la santé, y compris :
    • Informations sur les visites (par exemple, date, type de visite, raison de la visite, nom du prestataire de soins de santé, prestataire référent)
    • Antécédents médicaux (par exemple, maladies chroniques, diagnostics antérieurs, antécédents médicaux familiaux, observations cliniques lors de visites précédentes, etc.)
    • Informations sur la pharmacie et les médicaments (médicaments actuels et posologies, allergies et intolérances, pharmacie préférée)
    • Informations sur le traitement (par exemple, symptômes, plans de soins et notes d’évolution, diagnostics, références, demandes de laboratoire et d’imagerie)

Avec qui partageons-nous les renseignements personnels ?

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels à des tiers. Les renseignements personnels sont utilisés uniquement pour fournir nos services et à aucune autre fin. Toutefois, certaines fonctionnalités de nos solutions nous obligent à partager des informations avec des tiers dans le cadre du processus de prestation de soins de santé. Ces fonctionnalités et le contexte dans lequel les informations sont partagées sont décrits ci-dessous : 

  • Systèmes gouvernementaux et banques de renseignements de santé : Notre DMÉ s’intègre à divers systèmes et bases de données gouvernementales pour faciliter la prestation des soins de santé. Cela comprend le partage d’informations pour la facturation médicale, la prescription électronique, les résultats de laboratoire et d’imagerie, et la gestion des rendez-vous. 
  • Fournisseurs de soins de santé : Lorsque les prestataires de soins de santé utilisent notre DMÉ, ils peuvent partager des renseignements personnels avec d’autres professionnels de santé, spécialistes et thérapeutes impliqués dans les soins du patient. Cela permet d’assurer des soins coordonnés et complets. 
  • Fournisseurs de services tiers : Notre DMÉ est intégré à des outils et des services tels que des systèmes de gestion des prescriptions, des transmissions par fax sécurisées et des plateformes de communication par SMS. Nous limitons le droit des prestataires de services à utiliser les renseignements personnels uniquement pour les services qu’ils nous fournissent, et nous exigeons des prestataires de services qu’ils préservent la confidentialité des renseignements personnels et qu’ils prennent des mesures pour protéger la sécurité des renseignements personnels auxquels ils donnent accès.
  • Pharmacies de choix: Dans le cadre de notre service MYLE Santé, nous partageons certains renseignements personnels que vous choisissez de fournir avec votre pharmacie de choix afin qu’elle puisse traiter votre ordonnance. Ces renseignements sont partagés uniquement dans le but de faciliter la dispensation des médicaments et d’assurer la continuité des soins.

Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services pour lesquels ils ont été collectés, sinon, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.

Les professionnels de la santé sont tenus de conserver les renseignements personnels pendant une période minimale afin de se conformer à diverses exigences légales et réglementaires. Nous vous encourageons à vous adresser directement à votre professionnel de la santé pour savoir pendant combien de temps il est tenu de conserver vos renseignements personnels.

Où stockons-nous vos renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels sont actuellement hébergés au Canada.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Nous prenons des mesures physiques, administratives et techniques raisonnables et appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’accès ou la divulgation accidentels ou illégaux. Seuls les employés et les prestataires de services qui ont un besoin professionnel légitime d’accéder aux renseignements personnels que nous recueillons sont autorisés à le faire. L’utilisation non autorisée de renseignements personnels par quiconque est interdite et entraînera des mesures disciplinaires.

Aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est totalement sécurisée. Nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez ou que vous nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que ces informations ne seront pas consultées, divulguées, modifiées ou détruites à la suite d’une violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ».

Quels sont les droits d’une personne par rapport à ses renseignements personnels ?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels que nous collectons et utilisons :

  • Le droit d’accès : Vous avez le droit de demander si nous traitons vos renseignements et, le cas échéant, de demander l’accès à vos renseignements personnels. Cela vous permet, sous réserve de la loi applicable et des frais éventuels, d’obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de certaines autres informations connexes. 
  • Exactitude : Nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sont exacts, complets, exempts de toute erreur et à jour.
  • Correction : Vous avez le droit de demander que les renseignements personnels incomplets ou inexacts que nous détenons à votre sujet soient corrigés. 
  • Suppression : Vous avez le droit de nous demander d’effacer, de détruire ou de supprimer des renseignements personnels dans certaines circonstances. Il existe certaines exceptions où nous pouvons refuser une demande de suppression ou de destruction, par exemple lorsque les renseignements personnels sont nécessaires pour se conformer à la loi. 
  • Portabilité : Vous avez le droit de demander le transfert de certains renseignements personnels à une autre partie.
  • Retrait du consentement : Vous avez le droit de nous demander de cesser de divulguer ou d’utiliser vos renseignements personnels.
  • Plainte : Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité responsable de la protection des renseignements personnels, en particulier dans la province où vous résidez habituellement, où nous sommes établis ou lorsqu’une violation présumée de la loi sur la protection des renseignements personnels s’est produite.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ».

Droits concernant les renseignements personnels stockés dans les DMÉ (Plexia et MYLE) :

Les prestataires de soins de santé collectent, utilisent et stockent des renseignements personnels dans nos DMÉ. Pour les renseignements personnels stockés dans nos DMÉ, toute demande d’accès ou de rectification de votre dossier médical doit être adressée à l’organisme de soins de santé où vous avez reçu des soins.

Comment nous contacter ?

MEDFAR a nommé Patrick Issid en tant que Personne Responsable de la Protection des Renseignements Personnels afin de veiller au respect de la présente politique de confidentialité et des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Pour obtenir des informations sur les pratiques de MEDFAR en matière de protection de la vie privée, ou pour accéder à vos renseignements personnels, les corriger ou les supprimer, veuillez contacter Patrick Issid à l’adresse suivante :

acces.information@medfarsolutions.com

Modifications de la politique de confidentialité

MEDFAR se réserve le droit de modifier ou de remplacer cette politique de confidentialité à tout moment. Si nous apportons une modification à la présente Politique de confidentialité, nous publierons ces modifications sur notre site Internet et mettrons cette politique révisée et ces modifications à la disposition de la Personne Responsable de la Protection des Renseignements Personnels, sur demande.

La présente politique de confidentialité a été mise à jour le 14 août 2024.