Comment un GMF du Centre-du-Québec a éliminé le papier, augmenté son volume de rendez-vous de plus de 20 % et presque éliminé les rendez-vous manqués, sans ajouter de personnel administratif
+20 % de volume de rendez-vous en un an, soit plus de 12 500 visites supplémentaires
1,37 % de rendez-vous manqués, grâce aux rappels automatisés
Zéro papier à la clinique, grâce à MYLE Direct et au Portail Patient
À propos du GMF Princeville
Le GMF Princeville, qui regroupe 12 médecins de famille, est dirigé par la Dre Marie-Christine Fréchette et la Dre Esmeralda Alias Lopez, médecins de famille et copropriétaires du Groupe de médecine de famille (GMF). Ensemble, elles cumulent près de 30 ans d’expérience en médecine familiale à Princeville.
Elles ont fait de l’innovation une philosophie de pratique. Cela veut dire innover par la collaboration interprofessionnelle, rester à l’affût des nouvelles technologies et chercher constamment de nouvelles façons d’aider les patients et de travailler plus efficacement. Leur vision de la médecine familiale moderne est simple : la pratique doit être aussi agréable pour le médecin qu’accessible pour le patient.
Le défi
Pour une équipe qui voulait avancer vite, le papier était un frein constant. Chaque télécopie reçue devait être imprimée, numérisée et classée. Les résultats de laboratoire, les références et les renouvellements d’ordonnance passaient d’un bureau à l’autre, et le travail s’accumulait plus vite que l’équipe ne pouvait le traiter.
Le papier obligeait aussi toute l’équipe à travailler sur place. Impossible de retourner des appels, de réviser des résultats ou de renouveler des ordonnances à distance. La formation du personnel administratif prenait du temps, puisqu’une grande partie du travail reposait sur des processus manuels. Et pour joindre les patients, on comptait surtout sur le téléphone, ce qui rendait plus difficile de combler chaque plage horaire.
Définir les priorités
En changeant de DMÉ, la clinique ne cherchait pas seulement un nouveau logiciel, mais une nouvelle façon de travailler. Elle s’était fixé trois priorités :
- En finir avec le papier et les tâches manuelles
- Gagner en agilité, y compris la possibilité de travailler à distance
- Faciliter l’accès des patients à leur équipe de soins
« Nous avons pris la décision de mettre en place et de rester à l’affût de toutes les nouvelles technologies disponibles pour rendre notre travail au quotidien plus facile, et en même temps permettre aux patients d’avoir accès à nous plus facilement. »
— Dre Esmeralda Alias Lopez, médecin de famille et copropriétaire, GMF Princeville
La solution : une clinique sans papier, accessible de partout
À l’automne 2022, les 12 médecins de la clinique sont passés à MYLE. Plusieurs fonctionnalités ont porté ce changement et répondent directement aux priorités de la clinique :
- MYLE Direct : le fax web entrant et sortant fait arriver les documents directement dans le DMÉ plutôt que sur une imprimante.
- Portail Patient : les patients prennent rendez-vous en ligne et communiquent avec la clinique.
- Rappels automatisés : les confirmations de rendez-vous partent par SMS et par courriel.
- Travail à distance : retours d’appels, révision des labos et renouvellements d’ordonnance peuvent se faire de n’importe où.
| Objectif | Déploiement | Un an plus tard |
|---|---|---|
| Zéro papier et plus d’agilité | Automne 2022, 12 médecins | +20 % de rendez-vous |
Les résultats après un an
+20 % de volume de rendez-vous en un an
Au cours de sa première année avec MYLE, le GMF Princeville a augmenté son volume de rendez-vous de plus de 20 %. Cela représente plus de 12 500 visites supplémentaires en clinique, sans ajout de personnel administratif. Pour une clinique de 12 médecins, c’est une croissance organique remarquable, et la preuve qu’une meilleure technologie dégage une réelle marge de productivité.
Une partie de cette marge vient d’une nouvelle flexibilité. Des tâches qui exigeaient autrefois d’être à la clinique peuvent maintenant se faire à distance, et les postes administratifs sont plus faciles à combler.
« MYLE nous donne plus de flexibilité et d’autonomie dans notre travail. C’est maintenant possible d’envisager le travail à distance pour les retours d’appels, la révision des labos, la gestion des renouvellements de prescriptions, etc. Au niveau secrétariat, on peut maintenant engager facilement des étudiants à temps partiel parce qu’il y a beaucoup moins de manipulation de papier. Les jeunes sont habitués aux technologies comme MYLE et ça fait en sorte qu’on a beaucoup moins de formation à faire. »
— Équipe de la direction, GMF de Princeville
Seulement 1,37 % de rendez-vous manqués
Au GMF Princeville, à peine 1,37 % des rendez-vous sont manqués, un chiffre pratiquement inédit dans le réseau. Les confirmations de rendez-vous automatisées par SMS et par courriel le rendent possible : chaque plage horaire est occupée par un patient qui en a besoin. Les rappels ont même aidé dans des situations urgentes :
« On avait un patient qu’on tentait de rejoindre en urgence pour qu’il vienne à un rendez-vous à la clinique. On n’était pas capable de le rejoindre par téléphone et on a pris la chance de lui donner un rendez-vous au calendrier. Finalement, le patient est venu à son rendez-vous parce qu’il avait reçu les rappels SMS automatisés. »
— Équipe de la direction, GMF de Princeville
Zéro papier à la clinique
Grâce à MYLE Direct et au Portail Patient, le GMF Princeville a éliminé la manipulation physique des documents. Les fax arrivent directement dans le DMÉ, ce qui met fin au cycle d’impression, de numérisation et de classement. Le Portail Patient permet aussi à la clinique de gérer son sans-RDV sans secrétaire.
« Depuis qu’on a MYLE, on n’a plus de travail qui s’accumule comme avant. Des outils comme le fax entrant nous permettent de sauver une multitude d’étapes liées au fax, à la numérisation, l’impression, le classement des papiers, etc. C’est fou le papier et le temps qu’on sauve ! En plus, avec le Portail Patient, on est capable d’opérer notre sans-RDV de manière autonome, sans secrétaire ! »
— Équipe de la direction, GMF de Princeville
Ce que d’autres cliniques peuvent en retenir
L’histoire du GMF Princeville montre que la bonne technologie fait plus que numériser le papier. Combinée à un leadership engagé et à une équipe ouverte aux nouvelles idées, elle transforme la façon dont une clinique fonctionne :
- La capacité augmente sans ajout de personnel, parce que le temps autrefois consacré au papier retourne aux soins.
- Les horaires restent pleins, parce que les rappels automatisés gardent les patients liés à leurs rendez-vous.
- Le travail devient plus flexible, parce que l’équipe peut accomplir de nombreuses tâches à distance et que le nouveau personnel apprend plus vite.
Pour la Dre Alias Lopez, une plus grande accessibilité rend la pratique beaucoup plus valorisante. Les patients arrivent heureux à la clinique, et pour l’équipe, c’est ça, la vraie paye au quotidien.
Regardez la vidéo
La Dre Fréchette et la Dre Alias Lopez présentent leur clinique et partagent leur vision de la médecine familiale moderne.
À propos de MYLE Un DMÉ développé au Québec par MEDFAR, qui réunit dans une seule plateforme le dossier clinique, la prise de rendez-vous en ligne, le Portail Patient et la communication avec les patients.
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