La protection des renseignements personnels est de la plus haute importance, c’est pourquoi MEDFAR s’engage à maintenir l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément à la législation en vigueur.
La présente politique de confidentialité en matière d’acquisition de talents (ci-après dénommée « politique ») explique comment MEDFAR et ses filiales (ci-après dénommées « MEDFAR ») recueillent, utilisent, divulguent et stockent vos renseignements personnels lorsque vous postulez à un poste chez nous (ci-après dénommés « candidats ou postulants »).
En soumettant une candidature à MEDFAR, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et au stockage de vos renseignements personnels comme indiqué dans la présente politique de confidentialité et comme autorisé ou requis par la loi.
Que sont les renseignements personnels et les renseignements de santé
Dans la présente politique, les « renseignements personnels » désignent les informations concernant une personne identifiable ou permettant de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas ce qui est considéré comme des coordonnées professionnelles (nom, titre, adresse professionnelle, numéro de téléphone, numéro de fax ou courriel).
Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons ?
Chez MEDFAR, nous recueillons plusieurs types de renseignements personnels dans le cadre de notre processus de soumission de candidature et d’embauche :
Soumission d’une candidature
Lorsque vous postulez à un poste, vous nous fournissez votre prénom, votre nom de famille, votre ville de résidence et votre adresse électronique. Nous vous encourageons également à fournir une copie de votre curriculum vitae, qui comprend généralement les renseignements suivants:
- Numéro de téléphone
- l’adresse du domicile
- Parcours scolaire
- Expérience professionnelle actuelle et passée
- Liens vers les médias sociaux (par exemple, profil LinkedIn)
- Toute information supplémentaire incluse dans votre lettre de motivation ou votre CV
Processus de recrutement
Tout au long du processus d’embauche, nous pouvons être amenés à collecter des informations:
- des notes d’entretien
- les résultats d’évaluation
- les communications entre MEDFAR et vous, le candidat.
Offre d’emploi
Si vous êtes sélectionné pour un ’emploi, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires permettant de vous identifier, telles que:
- le numéro de sécurité sociale
- Preuve d’éligibilité à l’emploi
Vérification des antécédents et des références
Avant l’embauche, nous pouvons procéder à des vérifications d’antécédents et de références, au cours desquelles nous pouvons recueillir des renseignements personnels supplémentaires.
Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels ?
MEDFAR recueille des renseignements personnels sur les candidats afin de faciliter la communication tout au long du processus de recrutement, de traiter les candidatures, de déterminer l’aptitude au poste et de rassembler d’autres informations importantes nécessaires à l’emploi et à des fins juridiques.
Quand recueillons-nous des renseignements personnels ?
Nous recueillons des renseignements personnels lorsqu’un candidat postule à une offre d’emploi chez MEDFAR et tout au long du processus d’embauche jusqu’à ce que le candidat reçoive une offre, soit rejeté ou se retire du processus.
Comment recueillons-nous les renseignements personnels ?
Les renseignements personnels sont collectés directement auprès des candidats lorsqu’ils postulent par le biais de notre ATS SmartRecruiters ou d’autres plateformes d’emploi comme LinkedIn ou Indeed. Nous recueillons également les renseignements personnels des candidats à partir de leurs références, de sources accessibles au public (par exemple, leurs profils LinkedIn ou Indeed) et d’autres recruteurs en cas de partenariat avec une agence de recrutement.
Qui a accès aux renseignements personnels ?
L’équipe responsable de l’acquisition des talents à MEDFAR a accès à tous les renseignements concernant les candidats. Les gestionnaires et les personnes impliquées dans le processus d’embauche ne peuvent accéder qu’aux renseignements personnels tels que le nom, le prénom, l’adresse électronique et le curriculum vitae.
Où stockons-nous les renseignements personnels ?
Nous stockons les renseignements concernant les candidats dans notre système de gestion des candidatures (ATS), SmartRecruiters. Veuillez consulter leur politique de confidentialité en cliquant sur le lien suivant :
Candidate Privacy Policy – Aug 13 2020 | SmartRecruiters
Veuillez noter que nous stockons également des informations sur le Google Drive de notre entreprise. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Google Drive en cliquant sur le lien suivant: Privacy & Terms – Google
Pour la vérification des antécédents et des références, nous stockons les renseignements personnels dans Certn. Veuillez consulter leur politique de confidentialité en cliquant sur le lien suivant : Certn – Privacy Policy
Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?
Nous conserverons vos informations aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites ci-dessus ou dans la mesure où la loi l’exige. Les renseignements personnels des candidats sur Smart Recruiters sont autogérés ; il est toujours possible d’y accéder, de les supprimer ou de les modifier. Si vous acceptez une offre et êtes embauché pour un poste à MEDFAR, nous conserverons vos renseignements personnels pour gérer votre emploi ou votre contrat avec nous, et nous partagerons une politique de confidentialité distincte qui s’appliquera en tant qu’employé de MEDFAR. Si votre candidature n’est pas retenue (ou si vous retirez ou refusez notre offre), nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période de trois ans après votre candidature pour diverses raisons, y compris dans le cas où nous serions confrontés à une procédure judiciaire concernant une décision de recrutement, pour vous considérer pour d’autres offres d’emploi actuelles ou futures à MEDFAR, et pour nous aider à mieux comprendre, analyser et améliorer nos processus de recrutement. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la durée de conservation de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ».
Comment protégeons-nous les renseignements personnels ?
Nous appliquons des normes de sécurité reconnues pour protéger les renseignements personnels qui nous sont confiés, depuis leur collecte jusqu’à leur stockage sécurisé. Nos mesures de sécurité comprennent des mesures physiques, techniques et administratives appropriées destinées à protéger les renseignements personnels contre la destruction accidentelle, la perte, la modification non autorisée, la divulgation, l’utilisation abusive ou tout autre traitement illégal. L’accès à vos renseignements personnels est strictement limité aux personnes qui ont besoin de connaître ces informations pour exercer leurs fonctions et qui sont liées par des obligations de confidentialité.
Il est toutefois important de noter qu’aucune transmission de données sur Internet ou méthode de stockage électronique ne peut être garantie comme étant totalement sécurisée. Par conséquent, bien que nous nous efforcions de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité absolue des informations que vous nous transmettez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des inquiétudes concernant la sécurité de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Comment nous contacter ».
Quels sont vos droits en ce qui concerne vos renseignements personnels ?
Vous disposez de certains droits concernant vos renseignements personnels.
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vous pouvez avoir le droit de :
- Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
- Corriger ou mettre à jour vos renseignements personnels ;
- Déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données, en particulier dans le pays, la province ou l’État où vous résidez habituellement, où nous sommes situés, ou lorsqu’une violation présumée de la loi sur la protection des données a été commise.
Pour exercer l’un de ces droits, en ce qui concerne les renseignements personnels que nous détenons directement, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter ».
Pour modifier ou supprimer vos renseignements personnels stockés sur SmartRecruiters, veuillez suivre les instructions fournies sur le site suivant Politique de Confidentialité pour les candidats | SmartRecruiters Vous pouvez accéder à votre profil et gérer vos renseignements personnels en cliquant sur le lien suivant : Se connecter
Pour modifier ou supprimer vos renseignements personnels stockés sur le Certn, veuillez en faire la demande au Certn, en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Nous contacter » de sa politique de confidentialité Certn – Politique de Confidentialité.
Comment nous contacter ?
MEDFAR a nommé Patrick Issid en tant que Responsable de la Protection des Renseignements Personnels afin de veiller au respect de la présente politique de confidentialité et des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Pour obtenir des informations sur les pratiques de MEDFAR en matière de protection de la vie privée, veuillez contacter Patrick Issid à l’adresse suivante :
acces.information@medfarsolutions.com
Comment pouvons-nous mettre à jour cette politique de confidentialité ?
MEDFAR se réserve le droit de modifier ou de remplacer cette politique de confidentialité à tout moment. Si nous modifions cette Politique de confidentialité, nous publierons ces modifications sur notre site web et mettrons la politique révisée et les modifications à la disposition, sur demande, de la Personne Responsable de la Protection des Renseignements Personnels de MEDFAR.
Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 1er avril 2024.
