“Nous avons adoré l’approche de MEDFAR à tous les niveaux; la communication était toujours facile et vous nous avez considérés comme si nous avions été une grande clinique.”
C’est en remportant d’importants appels d’offres au Québec que MEDFAR Solutions Cliniques a pris son envol. Ces grands projets ont forgé la notoriété de notre équipe dans la province et nous ont fait connaître auprès des cliniques de petite et moyenne envergure par la suite. C’est ainsi qu’au fil des années, nous avons développé une expertise dans la personnalisation de nos produits et de notre approche client afin d’optimiser toujours davantage le fonctionnement des cliniques médicales et ce, quelles que soient leurs dimensions et leurs méthodes de travail. La Clinique médicale Saint-François en est un bel exemple. Constituée d’un médecin omnipraticien, d’une infirmière et d’une adjointe administrative, cette équipe déterminée et audacieuse a intégré MYLE à ses activités en juin 2016. Voici donc le récit de leur aventure au terme de cette implantation particulièrement réussie.
La Clinique médicale Saint-François n’était pas à son premier rendez-vous avec l’informatique. Comme bien d’autres cliniques, elle avait développé un logiciel maison pour la gestion de son calendrier, l’index patient et la prise des rendez-vous. Cet outil avait été développé sur mesure par l’équipe afin de personnaliser leur offre de service et d’entretenir une relation de proximité avec leurs patients. Quant aux activités médicales, de la consultation des laboratoires à la prise de notes cliniques, tout était exécuté à la main sur support papier. L’équipe de MEDFAR se devait d’accompagner la Clinique médicale Saint-François dans l’implantation de MYLE en s’assurant que tout resterait fidèle à leurs valeurs et à leur vision.
Une implantation suscite toujours des appréhensions auprès du personnel de la clinique. Pour Dr Poulin, c’était de taper sur un clavier qui l’angoissait :
« Encore aujourd’hui, je ne sais même pas où se trouvent les touches sur le clavier !»
nous disait-il lors d’une rencontre post-implantation. MYLE contient des textes cliquables créés par la communauté d’utilisateurs de MYLE pour chacune des sections des notes cliniques. N’en reste pas moins que pour Dr Poulin, l’utilisation d’un clavier et d’un ordinateur au quotidien fut le plus grand défi :
« Ce que j’ai trouvé le plus difficile a été d’amadouer le clavier et l’ordinateur. Il faut y mettre du temps, c’est un coup à donner. Mais maintenant, mon équipe adore ça puisqu’elles sont capables de me lire. Elles ne frappent presque plus à ma porte !»
L’autre appréhension qui horrifiait quelque peu Julie et Mélanie (infirmière et secrétaire) était la numérisation des dossiers et la consolidation des différentes plateformes de travail utilisées antérieurement (Zoomed, DSQ, agenda et index patient maison). MYLE est un outil complet qui coordonne toutes les interfaces pratiques au bon fonctionnement d’une clinique. De plus, la chargée de projet Sabrina Ricard s’est assise avec l’équipe de la Clinique pour établir un plan d’implantation qui allait leur permettre d’intégrer efficacement la numérisation à leur routine quotidienne. Sabrina est restée une semaine avec eux pour les former et les accompagner dans la transition. En raison d’un jour férié, quatre jours de formation et d’accompagnement ont été donnés par Sabrina qui est revenue pour la cinquième journée après 10 jours. Julie a particulièrement apprécié cette formule:
« Les premières journées nous demandent d’assimiler beaucoup d’information et notre cerveau trie. Après une ou deux semaines, on arrive pour faire quelque chose de plus poussé avec MYLE, on sait qu’on l’a appris, mais on ne s’en souviens plus! Sabrina a pu nous amener à un autre niveau lorsqu’elle est revenue travailler avec nous pour la cinquième journée».
Chaque clinique a ses modules ‘’chou chou’’ dans MYLE. Pour la Clinique Saint-François, c’est le module Résultat qui fut leur coup de cœur. MYLE s’interface avec les fournisseurs d’analyses de laboratoire ce qui permet l’indexation automatique du résultat au bon dossier patient. Ensuite, Dr Poulin peut annoter son résultat sur une seule page, consulter des graphiques, créer une note évolutive dans le dossier du patient et commander une action au personnel médical ou administratif de la clinique. La gestion des résultats ne nécessite pas l’ouverture de plusieurs pages, est facile et rapide.
Lorsque nous leur avons demandé s’il y avait des améliorations à apporter dans MYLE, Mélanie nous a mentionné qu’elle éprouvait quelques lenteurs lorsqu’elle octroie des rendez-vous et l’infirmière Julie, lorsqu’elle inscrit les antécédents médicaux. Ces ralentissements sont causés par l’outil Silverlight qui supporte MYLE. Ce problème sera résolu avec le déploiement d’une version HTML5 dès janvier 2017.
MEDFAR et son DMÉ MYLE n’ont pas tout le mérite de ce projet. L’équipe de la Clinique Saint-François était disposée à entreprendre ce changement. Leur ouverture d’esprit et la coopération entre tous les membres de l’équipe ne pouvaient mener qu’au succès de cette implantation. Nous en profitons pour les remercier une fois de plus de la confiance qu’ils nous ont accordée. C’est un pur bonheur de vous compter parmi la famille MEDFAR.
